...Традиционно термины «бережливое производство», «кайдзен», «lean production» ассоциируются с производственной деятельностью. Книга Д. Тэппинга и Э. Данна однозначно доказывает, что использование этих принципов в сфере услуг позволяет достичь значительных результатов и выстроить эффективные бизнес-процессы с минимальными ресурсными издержками.

Цель бережливого офиса - минимизация потерь за счет выявления и устранения процессов, снижающих рентабельность компании и ее ценность для клиентов. Однако, это не просто комплекс мероприятий, а целая философия на уровне корпоративной культуры, направленная на постоянное совершенствование. Концепция подразумевает изначально иной взгляд на деятельность организации, согласно которому каждый сотрудник должен проводить ежедневную, ежечасную работу по устранению потерь. Это позволит компании выстроить эффективные и инновационные процессы и сохранить глобальную конкурентоспособность. Независимо от сферы деятельности организации существуют задачи и процессы, которые можно и нужно стандартизировать, упростить и сделать как можно более эффективными.

В книге выделяется семь видов потерь, типичных для большинства офисов:

- Перепроизводство (выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется)

- Ожидание (временные простои)

- Движение (любые передвижения людей, которые не создают ценность)

- Перемещение (бесполезное перемещение документов)

- Излишняя обработка (выполнение работы, которая не требуется внутреннему или внешнему потребителю)

- Избыточные запасы 

- Брак 

Концепция «Бережливый офис» предоставляет конкретные решения выхода из данных ситуаций, благодаря которым даже крупная организация может стать гибкой и максимально быстро отвечать на запросы потребителей. Важно помнить, что активности компании необходимо ориентировать именно на клиента, а производственный процесс должен идти с такой скоростью и добавлять такую ценность, которая необходима каждому конкретному потребителю в строго определенный момент времени. 

Еще один не менее значимый аспект, о котором многие забывают - так называемые «внутренние клиенты» - каждый из сотрудников следующего этапа производственного процесса по отношению к предыдущему. Выстраивание такой системы взаимодействия поможет сформировать «вытягивающий» организационный поток, при котором каждый отдел ориентируется на потребности следующего, а не производит сколько может/хочет. 

Для грамотного внедрения подобной системы необходимо вовлечение всех сотрудников компании. Важно, чтобы люди сами участвовали в формировании рациональных предложений, реализация которых будет способствовать дальнейшему развитию организации. Это органическая часть корпоративной культуры, а каждый человек должен ясно осознавать свое единство с компанией и стремиться к непрерывному совершенствованию процессов. Здесь крайне значим личный пример руководства, ясная постановка целей, а также детальное разъяснение, каким образом «Бережливый офис» может быть полезен компании в целом, и каждому сотруднику в частности. 

В книге приводятся описания следующих практических инструментов, позволяющих справится с основными потерями. Во-первых, система организации рабочего места 5S (сортируй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизируй и сохраняй достигнутое), помогающая добиться того, чтобы у каждого предмета было свое место, и, главное, каждый предмет находился на именно на нем. Это основа построения бережливого офиса. Второй важный инструмент - карточки канбан, представляющие собой систему визуального оформления процесса, при которой карточки становятся видны, когда необходимые ресурсы подходят к концу. В них также указывается, что и в каком количестве необходимо пополнить. Что касается непосредственной работы офиса, то подобный инструмент чаще всего используется для оптимизации закупок канцелярских принадлежностей. Также широко используется более сложная форма планирования, направленная на выравнивание потока и формирования одинаковой загрузки сотрудников - Хейдзунка - равномерное распределение работы по объему и типу на протяжении определенного отрезка времени. 

В заключение хотелось бы отметить, что книга трактует концепцию «Бережливый офис» довольно широко, предоставляя общий срез методик по оптимизации деятельности компании - кроме непосредственно бережливого производства рассматриваются и теории мотивации персонала, и стили лидерства, и управление по целям. Авторы дают лишь общее понимание концепции, но этого вполне достаточно, чтобы сформировать представление о бережливом офисе и продолжить более глубокое его изучение... 

Сирма Готовац, генеральный директор Страховой группы "Уралсиб"